Rechtliches

Datenschutzerklärung

Entwurf: Diese Fassung beschreibt die tatsächliche Verarbeitung, ist aber noch nicht rechtlich geprüft. Vor dem endgültigen Livegang durch eine abgestimmte, vollständige Erklärung ersetzen.

1. Verantwortlicher

Qaula UG (haftungsbeschränkt), Berghäuschensweg 286, 41468 Neuss, Deutschland.
E-Mail: [email protected]

2. Allgemeines zur Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage bzw. eine Einwilligung vorliegt (Art. 6 DSGVO).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und das Portal laufen auf Servern in Deutschland. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten in Logfiles verarbeitet: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht.

4. Auslieferung über ein Content-Delivery-Netzwerk

Zur Absicherung gegen Angriffe und zur schnelleren Auslieferung ist der Website ein Content-Delivery-Netzwerk vorgeschaltet. Dabei wird die IP-Adresse des Aufrufs verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit und Sicherheit.

5. Kontaktformular

Über das Kontaktformular übermittelte Angaben (Name, E-Mail, optional Unternehmen und Telefon, Nachricht) verarbeiten wir ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ein verstecktes Prüffeld dient der Spam-Abwehr; es verarbeitet keine personenbezogenen Daten.

6. Benutzerkonto und Arbeitsbereich

Für die Nutzung des Portals legen Nutzer ein Konto an (Name, E-Mail, Passwort als Hashwert). Innerhalb eines Arbeitsbereichs verarbeiten wir zusätzlich die Inhalte, die dort angelegt werden — etwa Tickets, Zeiteinträge, Dokumente, Belege, Dienstpläne und Rechnungen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Optional kann die Anmeldung über einen externen Anmeldedienst erfolgen; dabei werden Name und E-Mail-Adresse an uns übermittelt.

7. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Legt ein Kunde in seinem Arbeitsbereich Daten Dritter ab — etwa von Mitarbeitenden oder seinen eigenen Kunden —, verarbeiten wir diese ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag. Der Kunde bleibt dafür der Verantwortliche. Auf Anforderung schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

8. Dateispeicher

Hochgeladene Dateien und Belege werden verschlüsselt in einem Objektspeicher abgelegt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über kurzlebige, signierte Adressen, die nur berechtigten Personen ausgestellt werden.

9. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Pläne setzen wir einen Zahlungsdienstleister ein. Zahlungsdaten wie Kartennummern werden ausschließlich dort verarbeitet und erreichen unsere Systeme nicht. Wir erhalten lediglich Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und eine Kundenkennung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Benachrichtigungen

Auf Wunsch informieren wir über E-Mail, im Portal selbst oder über Push-Nachrichten an Browser und mobile Geräte. Für Push-Nachrichten wird eine geräteseitige Kennung gespeichert, die jederzeit in den Einstellungen widerrufen werden kann. E-Mails zu Vertrag, Sicherheit und Systemstatus versenden wir unabhängig davon.

11. Cookies und lokale Speicherung

Für den Betrieb von Website und Portal setzen wir technisch notwendige Cookies und lokale Speicherwerte ein: im Portal die Sitzungskennung, auf der Website den Schutz des Kontaktformulars vor missbräuchlichem Absenden sowie die von dir gewählte helle oder dunkle Darstellung. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse- oder Marketing-Cookies sind derzeit nicht im Einsatz. Sollten wir künftig eine Reichweitenmessung einsetzen, geschieht das ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Zustimmung im Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne diese Zustimmung wird nichts nachgeladen und nichts an Dritte übertragen. Welche Kategorien aktiv sind, siehst und änderst du jederzeit unter Cookie-Einstellungen.

12. Speicherung deiner Cookie-Entscheidung

Damit wir dich nicht bei jedem Aufruf erneut fragen und deine Entscheidung nachweisen können, speichert der Cookie-Banner sie in Cookies, deren Namen mit sg-cookies beginnen. Sie enthalten ausschließlich den Wert 0 oder 1, keine Kennung und keine personenbezogenen Daten, laufen nach 365 Tagen ab und werden nicht an Dritte übertragen. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit unserer Nachweispflicht aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Löschst du diese Cookies in deinem Browser, erscheint der Banner beim nächsten Aufruf erneut.

13. Speicherdauer

Kontodaten und Arbeitsbereichsinhalte werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Ende innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen — insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen für Rechnungen.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Deine Cookie-Einwilligung änderst du direkt unter Cookie-Einstellungen, für alles Weitere wende dich an [email protected].

15. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — etwa bei der für unseren Sitz zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Stand: September 2026

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